وقت سفارت، زمانی است که شما از پیش رزرو می کنید تا از آن برای مراجعه به سفارت، کنسولگری یا کارگزار رسمی یک کشور، استفاده کنید. از این زمان می توان برای انجام اموری مانند درخواست ویزا، مصاحبه مهاجرتی، درخواست شهروندی یا مسائل مشابه، استفاده کرد. در ایران، به دلیل حجم بالای تقاضا برای ویزاهای کشورهایی مانند ایتالیا، آلمان، کانادا و سایر کشورها، گرفتن وقت سفارت به یک فرایند کاری و زمان‌بر تبدیل شده است.
لازم به ذکر است که بسیاری از سفارت خانه ها تنها به صورت آنلاین این زمان را می دهند و امکان تعیین وقت سفارت با مراجعه حضوری وجود ندارد. تعیین آنلاین وقت سفارت عمدتا برای کنترل تراکم و شلوغی در سفارت یا کنسولگری انجام می‌شود و این امکان را فراهم می‌آورد که در زمان مشخص شده مراجعه کرده و خدمات مورد نیاز را دریافت کنید.
در ادامه، توضیحات مختصری از روش‌های گرفتن وقت از این سازمان‌ها برای شما آورده شده است:
آموزش مراحل تعیین وقت سفارت:
در ادامه، مراحل تعیین وقت و ویزای کشورهای مختلف به صورت خلاصه آمده است. توجه داشته باشید این راهنما به صورت کلی و برای کشورهای شنگن تعیین شده است و تنها برای آشنایی با فرآیند کار مفید است و در صورتی که واقعا بخواهید برای درخواست وقت اقدام کنید باید به نکات ویژه هر کشور نیز توجه داشته باشید.
- انتخاب کشور مقصد: کشور مورد نظر را انتخاب کنید. در انتخاب کشور بهتر است به نکاتی همچون امکان گرفتن دعوت نامه، پذیرش دانشگاهی، جاب آفر و سایر نکات مهم با توجه به نوع ویزای درخواستی خود اقدام کنید.
- انتخاب نوع ویزا: بر اساس هدف سفر، نوع ویزای مورد نظر را تعیین کنید. توجه کنید که در صورت انتخاب نوع ویزای اشتباه مدارک شما به صورت کلی رد می شود و باید مجدد تقاضا دهید. برای همین حتما ابتدا در مورد انتخاب نوع ویزای صحیح تحقیق کرده و با دقت آن را انتخاب کنید.
- آماده‌سازی و تهیه مدارک: با توجه به کشور و نوع ویزای انتخابی خود مدارک خود را آماده بسازید. توجه داشته باشید در بسیاری از موارد لازم است علاوه بر ترجمه به زبان انگلیسی به زبان رسمی کشور مقصد نیز مدارک خود را ترجمه کنید. در برخی از موارد مهر دارالترجمه رسمی کافی است اما برای برخی از مدارک علاوه بر آن نیاز به تایید قوه قضاییه و یا وزارت امور خارجه نیز وجود دارد.
- درخواست وقت آنلاین از سفارت: سفارت‌ها از کارگزاران مختلف برای ارائه وقت‌های سفارت استفاده می‌کنند. در ایران برای سفارت خانه های مختلف کارگزاران مختلفی وجود دارد و برای کشورهای که دارای سفارت خانه در ایران نیستند نیاز به سفر به یکی از کشورهای همسایه وجود دارد. برای مثال وقت سفارت ایتالیا از طریق کارگزاری ویزامتریک داده می شود، اما وقت سفارت دانمارک از طریق vfs global داده می شود. برخی از کشورها همانند آمریکا و کانادا نیز در ایران دارای سفارت خانه نیستند.
- پر کردن فرم‌ها: پس از ثبت نام آنلاین، لازم است فرم‌های مربوطه را در وب‌سایت تکمیل کنید. این فرم ها معمولا اطلاعات اولیه و برای تکمیل پروفایل شما می باشد. این اطلاعات باید کاملاً درست و دقیق وارد شود. در غیر این صورت، ممکن است مدارک شما تایید نشود و رد شوید. در این مرحله اطلاعاتی همچون نام نام خانوادگی، شماره تماس، ایمیل، محل تولد و اطلاعات اولیه از شما گرفته می شود.
- پرداخت هزینه: پس از پرکردن فرم ها باید مبلغی را به سفارت پرداخت کنید. بسیاری از کشورها پس از مراجعه شما به سفارت خانه این مبلغ را به شما پس می دهند.
- تایید وقت و مراجعه حضوری: معمولا در فاصله چند روز کاری پس از پرداخت هزینه، زمانی برای شما تعیین می گردد تا در آن زمان به سفارت خانه مراجعه کنید. در زمان مراجعه توجه کنید که حتما مدارک لازم و هزینه‌های نقدی را همراه داشته باشید.
- انتظار و دریافت کانفرم: اگر مراحل قبلی را به درستی انجام داده باشید، مدارک شما کامل باشد و توانسته باشید افسر سفارت را از شرایط سفر و بازگشت خود به کشور مطمئن کرده باشید، هیچ مشکلی وجود نخواهد داشت و مدارک شما تایید می‌شود.
- دریافت ویزا: در صورت تایید ویزای شما معمولا در فاصله 14 تا 21 روز بدست شما خواهد رسید.
برای بسیاری از کشورها، انجام مراحل گفته شده در بالا سخت نیست و خود شما براحتی می توانید آن را انجام دهید. برای کشورهایی مانند آلمان، ایتالیا، فرانسه، کانادا و آمریکا این فرآیند چالش برانگیز است و در صورت عدم انجام صحیح می تواند موجب از دست رفتن زمان و انجام هزینه های غیرلازم گردد. برای موفقیت در تعیین وقت سفارت این کشورها پیشنهاد ما این است که از شرکت‌ها و موسسات مهاجرتی و گردشگری معتبر فعال در این زمینه استفاده کنید.
ویزا های مختلف در حوزه شنگن:
ویزاهای حوزه شنگن شامل چند نوع مختلف هستند، که شما می توانید با توجه به هدف خود از سفر یکی از آن ها را درخواست دهید:
- ویزای توریستی: برای افرادی که قصد سفر به کشورهای حوزه شنگن را به عنوان گردشگر دارند. این ویزا برای کوتاه مدت و با هدف تفریح و بازدید از جاذبه‌های گردشگری صادر می‌شود. در این نوع از ویزا داشتن برنامه سفر و همچنین درخواست از طریق تورهای گردشگری بسیار مفید است.
- ویزای تجاری: برای افرادی که قصد انجام کارهای تجاری، ملاقات با شرکت‌ها، شرکت در کنفرانس‌ها یا انجام معاملات تجاری را دارند. این ویزا برای مدت کوتاه صادر می‌شود. داشتن دعوت نامه از طرف شرکای تجاری همکار در گرفتن این نوع از ویزا موثر است.
- ویزای تحصیلی: برای دانشجویانی که قصد تحصیل در دانشگاه‌ها یا موسسات آموزشی در کشورهای حوزه شنگن را دارند. این ویزا برای مدت زمان تحصیل صادر می‌شود. داشتن پذیرش دانشگاهی و تمکن مالی مناسب برای این نوع از ویزا ضروری است.
- ویزای کاری: برای افرادی که قصد انجام کار در کشورهای حوزه شنگن را دارند، از جمله کارمندان شرکت‌ها یا افرادی که دعوتنامه یا قرارداد کاری دارند. این ویزا برای مدت زمان کاری صادر می‌شود. داشتن جاب آفر مناسب برای این نوع از ویزا لازم است.
علاوه بر موارد ذکر شده در بالا، شنگت دارای انواع دیگر ویزا نیز می باشد که برای موارد خاص تر تعریف شده اند، همچون دیدار با اعضای خانواده و پزشکی و خبرنگاران.
شرکت های کارگزار رسمی وقت سفارت:
در اینجا لیست برخی از شرکت های فعال در زمینه مشاوره و یا گرفتن وقت سفارت برای شما آورده شده است:
- ویزامتریک: این سایت برای گرفتن وقت از سفارت‌های آلمان و ایتالیا مورد استفاده قرار می‌گیرد. گرفتن وقت از این سایت با توجه به تقاضای بالا برای آن بسیار دشوار است. سایت در هفته تنها برای چند ساعت فعال می گردد و در آن زمان نیز با ازدحام بسیار روبرو است که گرفتن وقت را بسیار دشوار می کند.
- وقت سفارت: این سایت امکان دسترسی به خدمات مختلف رزرو وقت در سفارت‌خانه‌های کشورهای مختلف را فراهم می‌کند. علاوه بر تعیین وقت سفارت شما می توانید از خدمات دیگری همچون بیمه مسافرتی، ووچر رزرو هتل و یا تورهای مسافرتی از این سایت استفاده کنید.
- سایت سفارتخانه: کشورهای کوچک مانند اسلوونی و اسلواکی از این روش برای ارائه وقت‌های خود استفاده می‌کنند.
- VFS Global: این وب‌سایت وظیفه انجام اقدامات مربوط به بیشتر کشورهای حوزه شنگن اروپا را بجز آلمان، فرانسه، اسپانیا و لهستان داراست.
- کارگزاران اختصاصی: برخی از کشورهای اروپایی مانند انگلیس، لهستان، اسپانیا و فرانسه برای برخی از انواع ویزا، کارگزاران خاصی دارند که از طریق وب‌سایت وقت سفارت به آن‌ها دسترسی پیدا می‌کنید.
مدارک لازم برای درخواست وقت:
مدارک لازم برای درخواست وقت در سفارت شامل موارد زیر باشد:
- فرم درخواست ویزا یا وقت: فرم مربوطه باید به طور کامل و صحیح تکمیل شود. این فرم معمولاً در وب‌سایت سفارت یا کنسولگری قابل دسترس است.
- پاسپورت: ارائه پاسپورت با باقیمانده کافی و معتبر برای مدت اقامت مورد نظر از مدارک اساسی است.
- عکس‌های شناسایی: عکس‌های رنگی با ابعاد و استانداردهای مشخص برای استفاده در فرم‌ها و مدارک مختلف.
- دعوتنامه یا مدارک مرتبط: در صورت لزوم، دعوتنامه یا سایر مدارک مورد نیاز برای نوع سفر (تحصیلی، کاری، توریستی و غیره).
- مدارک مالی: اثبات مالی، بانکی یا سایر مدارکی که نشان دهنده توانایی مالی برای اقامت و بازگشت به کشور مبدا است.
- بیمه سفر: ممکن است نیاز به بیمه سفر برای پوشش هزینه‌های درمانی و غیره داشته باشید.
- مدارک ارزیابی وضعیت: برای ویزاهای خاص مانند تحصیلی یا کاری، مدارکی مانند دعوتنامه از دانشگاه یا شرکت می‌تواند لازم باشد. این مدارک مدارک با توجه به شرایط شما همچون شغل، تحصیلات، سن و سایر موارد ممکن است متفاوت باشد.
- پرداخت هزینه وقت: ممکن است برای ثبت وقت یا درخواست ویزا هزینه‌ای مرتبط باشد که باید پرداخت شود.
- دیگر مدارک مورد نیاز: بسته به نوع ویزا یا هدف سفر، مدارک دیگری مانند بیمه سفر، اطلاعات مالی، و اسنادی از موارد ممکن برای درخواست وقت در سفارت هستند.
قیمت و هزینه وقت سفارت:
هزینه و قیمت وقت سفارت بسته به نوع ویزای مورد نظر شما متغیر است. در زیر، هزینه‌های ممکن برای انواع وقت‌های مختلف توضیح داده شده است:
- وقت کاری یا تجاری: قیمت متداول برای وقت کاری و تجاری حدود 80 یورو است. اما این هزینه ممکن است بسته به هر کشور شنگن متفاوت باشد، بنابراین اگر قصد دارید برای کار تجاری یا برقراری ارتباط با شرکت‌ها و سازمان‌ها در کشورهای شنگن، بهتر است در مورد هزینه‌های دقیق آن‌ها مطمئن شوید.
- وقت تفریحی یا گردشگری: هزینه معمولاً برای این نوع وقت حدود 60 یورو است. حتماً مدارکی مانند برنامه سفر، بلیط رفت و برگشت، و واچر هتل را آماده کنید.
- وقت تحصیلی یا تحقیقاتی: هزینه معمولاً برای این نوع وقت تقریباً 40 یورو است، اما برای برخی کشورها مانند مجارستان، این هزینه رایگان است. بهتر است در مورد هزینه‌های آن‌ها تحقیق کنید.
سوالات متداول:
آیا برای دریافت وقت سفارت لازم است هزینه‌ای پرداخت شود؟
بله، برای دریافت وقت در سفارت یا کنسولگری ممکن است هزینه‌ای پرداخت شود. این هزینه ممکن است به عنوان هزینه ثبت وقت یا هزینه مربوط به خدمات مرتبط با ویزا یا مراحل قبل از اخذ ویزا درخواست شود. هزینه‌ها ممکن است بسته به کشور و نوع ویزای مورد نظر متغیر باشند، بنابراین مهم است که قبل از ثبت وقت یا انجام هر گونه مراحل، به دقت شرایط و هزینه‌های مرتبط را بررسی کنید.
آیا می‌توان با مراجعه حضوری وقت سفارت دریافت کرد؟
خیر، در گذشته در برخی موارد می شد به صورت حضوری به سفارت یا کنسولگری مراجعه کرد و وقت دریافت کرد.. اما امروزه فرآیند تعیین وقت از طریق سایت یا سیستم آنلاین سفارت یا کنسولگری انجام می‌شود و حضور شخصی برای دریافت لازم نیست. بهتر است قبل از مراجعه، اطلاعات مربوط به تعیین وقت را از وب‌سایت یا منابع رسمی سفارت یا کنسولگری مورد نظر بررسی کنید تا بهترین روش برای گرفتن وقت را مشخص کنید.
زمان مناسب برای ثبت نام چه زمانی است؟
شما می توانید معمولا 1 ماه زودتر اقدا کنید اما برای برخی از کشورها همچون ایتالیا و آلمان باید حداقل 2 یا 3 ماه قبل از زمان مورد نظر برای ورود به کشور مقصد، برای دریافت وقت اقدام کنید.
مدارک مورد نیاز برای مراجعه به سفارت چیست؟
نوع ویزا و کشور مقصد بستگی دارد. در مقاله، توضیحات کاملی درباره مدارک مورد نیاز برای هر نوع ویزا و کشور داده شده است. مهم‌ترین مدارک برای ایرانی‌ها، اطمینان از بازگشت شما به کشور و داشتن دعوتنامه رسمی است.